Ikut serta dalam pameran, ekspo, konvensi, pekan raya dan ekshibisi lainnya memberikan peluang penjualan unik pada Anda yang juga dapat membantu Anda menghasilkan produk unggulan baru, menemukan pemasok, memeriksa persaingan, membangun jaringan, dan mendapatkan publisitas. Pendek kata, Anda dapat mencapai pada satu pameran dagang segala sesuatu yang
membutuhkan waktu mingguan atau bulanan untuk melakukan kalau Anda tinggal di rumah. Dan bahkan Anda dapat menghemat uang — berdasarkan Pusat Riset Industri Ekshibisi, biaya menutup kontrak pada pameran dagang lebih murah 62% daripada biaya di lapangan.
Namun untuk menyelesaikan semua hal diatas, Anda harus merencanakan dengan hati-hati. Hal itu berarti memilih pameran yang sesuai, menetapkan tujuan yang jelas, membuat pameran yang efektif, dan mempromosikan keberadaan Anda. Semua ini harus siap, bahkan sebelum Anda mengikuti pameran! Klik pada subjek di bawah untuk belajar lebih banyak mengenai mendapatkan hasil maksimal dari pengalaman pameran dagang :
Memilih Pameran yang Tepat
Menetapkan Tujuan yang Jelas
Membuat Ekshibisi yang Efektif
Mempromosikan Keberadaan Anda
Merencanakan Strategi Tindak Lanjut Anda
Memilih Pameran yang Tepat
Dengan ribuan pameran dagang yang setiap tahun diadakan, pemilihan salah satu yang akan memberikan manfaat terbesar bagi investasi Anda bisa mengecilkan hati.
Mulailah pencarian Anda dengan mencari pameran dagang yang cocok dengan barang atau jasa Anda. Dalam Web, Anda dapat mencoba salah satu situs pencarian pameran dagang, termasuk
Jaringan Berita Pameran Dagang
Sumber lain untuk mengetahui mengenai pameran adalah asosiasi perdagangan industri Anda, karena banyak pameran dan konvensi disponsori oleh kelompok industri.
Disini ada beberapa petunjuk tambahan untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat:
Jangan hanya memilih karena jumlahnya
Kerumunan banyak pada pameran dagang sebenarnya membuang-buang waktu kalau tidak termasuk orang-orang yang adalah pembeli atau calon pembeli untuk barang dan jasa Anda. Perhatikan dengan seksama statistik dari pameran tahun-tahun sebelumnya untuk membantu Anda mengevaluasi apakah para peserta sesuai dengan profil nasabah Anda. Manajer pameran harus dapat menyediakan data ini untuk Anda.
Minta bantuan pada nasabah Anda
Bicaralah pada nasabah Anda untuk mengetahui pameran dagang apa yangn mereka kunjungi, karena pameran yang memenuhi kebutuhan mereka sepertinya akan disertai dengan bakal calon lainnya. Anda juga dapat berbicara dengan para pesaing Anda untuk mengetahui pameran apa saja yang mereka anggap paling berguna.
Periksalah secara dini
Cara terbaik untuk mengevaluasi pameran adalah dengan berkunjung langsung. Sebelum Anda mendaftar, kunjungi pameran sebagai seorang peserta. Apakah pamerannya aktif dan menarik? Apakah orang-orang yang sedang lalu lalang adalah calon nasabah? Siapa peserta pameran lainnya dan dimana barang/jasa Anda akan cocok dalam campuran tersebut? Bicaralah dengan orang-orang dan perhatikan sekeliling Anda.
Lakukan evaluasi dengan cermat
Begitu Anda memperoleh daftar kemungkinan pameran, ajukan beberapa pertanyaan ini untuk menetapkan apakah pameran tersebut tepat untuk maksud Anda:
Apakah pameran tersebut cukup besar untuk mewakili seluruh prospek dan penjaja — tetapi tidak terlalu besar sehingga Anda akan bersaing melawan raksasa-raksasa dalam industri Anda?
Apakah pameran diselenggarakan di tempat yang benar, secara geografis, untuk menarik nasabah Anda — baik yang lokal, regional, nasional, atau global?
Apakah pameran tersebut dijadwalkan pada saat Anda dapat melayani bisnis baru yang Anda akan tarik dan tindak lanjuti?
Apakah promotor pameran dapat dipercaya dan apakah manajemen memiliki rekam jejak kesuksesan yang telah terbukti?
Jangan menunggu hingga menit terakhir
Beberapa pameran yang populer cepat penuh. Jika Anda menunggu terlalu lama, Anda akan berada dalam daftar tunggu. Lagi pula, lebih dini Anda mendaftar ikut pameran, Anda akan mempunyai pilihan lebih banyak untuk menemukan lokasi bagus untuk stan Anda.
Menetapkan Tujuan yang Jelas
Untuk memperoleh hasil maksimal dari waktu, uang dan tenaga yang Anda investasikan di untuk memperagakan dalam pameran dagang, adalah sangat penting bahwa Anda menentukan maksud keberadaan Anda disana bagi Anda untuk memutuskan dan menetapkan sejumlah tujuan yang dapat diukur. Segala sesuatu yang Anda lakukan sebelum, selama, dan sesudah pameran perlu dievaluasi dalam hal apakah pameran tersebut menyumbang kepada pencapaian semua tujuan ini.
Beberapa kemungkinan tujuan mengikuti pameran dagang
Disini adalah beberapa alasan mengapa perusahaan memperagakan dalam pameran dagang. Tujuan Anda mungkin mencakup beberapa dari yang berikut ini, atau lainnya yang penting untuk bisnis kecil Anda:
mendapatkan pesanan penjualan
meneliti persaingan
melihat kecenderungan
menyediakan akses untuk penjualan yang akan datang
menyusun daftar milis dengan nama-nama berkualitas
menemukan pemasok yang lebih baik dan lebih murah
membangun hubungan dengan nasabah sekarang
memperoleh pemberitaan
menghasilkan kegembiraan sekitar produk baru
meningkatkan visibilitas perusahaan di dalam industri
Pastikan melengkapi stan Anda dengan karyawan yang cukup dan cerdas
Anda tidak dapat melakukannya sendirian. Tak peduli apa pun tujuan Anda, Anda sedikitnya akan membutuhan satu orang untuk “menggantikan” Anda saat Anda meninggalkan stan untuk beristirahat atau keluar sebentar untuk meninjau pesaing. Cara sederhana dan praktis adalah menempatkan dua karyawan untuk jarak setiap 100 kaki persegi dari stan pameran. Karyawan Anda perlu berpenampilan rapi, terlatih baik, ramah dan berpengetahuan banyak. Mereka perlu memahami tujuan Anda dan mengetahui peranan mereka dalam mencapai tujuan tersebut. Jika Anda tidak memiliki karyawan dalam daftar gaji, pekerjakan kerabat, teman, atau pekerja paruh waktu.
Fokuslah pada pesan Anda
Pilih saja dua atau tiga ide utama yang ingin Anda sampaikan dalam pameran dan latihlah diri Anda sendiri dan karyawan Anda untuk “tetap pada pesan”. Rancanglah gambar-gambar, promosi sebelum pameran, kepustakaan dan tunjukkan pemasangan iklan direktori di sekitar pesan Anda.
Susunlah anggaran
Begitu Anda mengetahui ingin pergi ke pameran mana dan apa saja tujuan Anda, susunkah sebuah anggaran. Tanpa anggaran, biaya bisa cepat meningkat di luar kendali (misalnya pembelian karena dorongan naluri pada saat-saat terakhir untuk meramaikan stan Anda) dan mengalahkan rencana terbaik yang Anda buat. Satu cara sederhana dan praktis adalah bahwa uang sewa stan sebaiknya adalah seperempat dari jumlah anggaran Anda. Jadi bilamana Anda tahu berapa yang akan Anda bayar untuk sewa stan, kalikan dengan empat untuk mendapatkan ide kasar pengeluaran Anda, tidak termasuk biaya personalia.
Membuat Pameran yang Efektif
Dimana lokasi stan Anda dan bagaimana penampilan stan Anda akan berdampak kepada kesuksesan pameran dagang Anda. Gunakan beberapa petunjuk berikut untuk membantu Anda.
Pilih lokasi dengan kepadatan lalu lintas yang tinggi
Pastikan untuk melihat pada rencana dasar sebelum Anda memilih tempat Anda. Lalu lintas pejalan kaki akan paling padat di daerah-daerah tertentu dari kawasan pameran dagang. Carilah lokasi dekat pintu masuk, stan makanan, kamar kecil, ruang seminar, atau berdekatan dengan para peserta utama pameran. Cobalah untuk menghindari lorong buntu, dok bongkar-muat, tiang yang menutupi pandangan, atau daerah lalu lintas rendah lainnya.
Pertimbangkan untuk berbagi stan
Peserta pameran yang baru seringkali memperoleh lokasi yang paling kurang diminati. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan berbagi stan di lokasi yang baik dengan rekanan bisnis terkait. Berbicaralah dengan tenaga penjualan Anda, atau cobalah bekerjasama dengan peserta pameran yang sudah mapan, yang barang atau jasanya saling melengkapi dengan Anda.
Menyenangkan perasaan
Pastikan bahwa orang yang mengunjungi stan Anda dapat mengalami produk atau jasa Anda. Biarkan mereka menyentuh, melihat, merasakan, mendengar atau mencicipinya. Apakah Anda menjual bantal dekoratif? Pamerkan mereka dengan pengaturan yang sesuai dan sediakan contoh yang bisa dipegang oleh pembeli. Apakah Anda mengembangkan paket perangkat lunak yang baru? Pastikan adanya beberapa terminal komputer bagi pengunjung untuk mencoba paket tersebut.
Buatlah sederhana
Jangan meramaikan stan dengan terlalu banyak gambar. Satu gambar besar yang dapat dilihat dari jauh mungkin berdampak lebih luas daripada beberapa gambar kecil. Slogan tunggal yang mudah diingat yang menguraikan bisnis Anda dapat berkata lebih banyak daripada banyak tulisan panjang lebar.
Tipu daya berguna
Tipu daya dan hadiah juga dapat juga menggerakkan lalu lintas pengunjung menuju stan Anda. Adakan kontes; lakukan demo produk dengan suara keras; hadiahkan permen; pekerjakan tukang pijit wanita dan tawarkan penggosokan punggung secara gratis. Pastikan bahwa tipu daya tersebut cocok dengan citra perusahaan Anda dan perasaan pelanggan Anda.
Mempromosikan Keberadaan Anda
Ingatlah bahwa perencanaan pameran dagang terbaik akan gagal jika tidak ada yang mengetahui bahwa Anda berada disana. CEIR memperkirakan bahwa sebanyak tiga perempat dari pengunjung pameran mengetahui pameran apa saja yang mereka ingin lihat sebelum mereka pergi ke pameran. Promosi pameran pendahuluan yang kuat akan membuat nasabah dan calon nasabah tahu mengenai pameran Anda. Beberapa petunjuk berikut akan membantu.
Manfaatkan telepon
Satu bulan hingga 6 minggu sebelum pameran, mulailah menelepon semua nasabah dan calon nasabah utama Anda untuk mengatur pertemuan. Banyak orang datang ke pameran dengan jadwal waktu yang ketat dan mempunyai sedikit atau tidak ada waktu sama sekali untuk berkunjung ke stan-stan lain, jadi penting untuk menjalankan jadwal tersebut sedini mungkin. Pastikan untuk mengkonfirmasikan semua pertemuan lewat telepon satu minggu sebelum pameran.
Sebarkan surat
Manajemen pameran akan sering membiarkan Anda membeli milis dari peserta pameran yang telah mendaftarkan diri. Cobalah pengiriman surat pra-pameran sederhana yang memusatkan pada satu atau dua manfaat dari berkunjung ke stan Anda. Pastikan untuk memasukkan informasi kontak pameran, termasuk nomor stan Anda.
Gunakan media
Media berita terbit untuk publikasi dagang dan surat kabar lokal yang akan mencakup pameran. Siaran pers Anda perlu menyoroti sesuatu yang layak dijadikan berita mengenai pameran Anda – misalnya, perkenalan produk baru atau demonstrasi khusus. Anda juga perlu menyiapkan banyak pers untuk pameran tersebut, dan pastikan untuk menaruhnya dekat ruangan siaran pers agar wartawan-wartawan dapat menemukannya.
Berhati-hatilah dengan publikasi pameran
Pemasangan iklan dalam publikasi yang hanya dibagi-bagikan pada pameran bisa mahal dan kurang efektif. Publikasi seperti ini seringkali mengandung fokus yang sempit, dan hilang dalam setumpukan kertas yang digelontorkan ke pengunjung pameran dagang.
Perencanaan Strategi Tindak Lanjut Anda
Waktu untuk merencanakan strategi tindak lanjut Anda adalah sebelum pameran dimulai. Dengan cara itu, Anda dapat menjangkau bakal calon lewat pesan tindak lanjut selagi pameran masih segar dalam ingatan mereka. Disini ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui mengenai tindak lanjut.
Prioritaskan tindak lanjut
Menurut CEIR (Center for Exhibition Industry Research), 80% hasil pameran tidak ditindaklanjuti. Jadikan tindak lanjut hasil pameran prioritas utama Anda setelah pameran, yang harus didahulukan dari segala sesuatu yang lain — termasuk mengerjakan segala urusan yang tertunda selagi Anda berada di luar kantor.
Tulislah surat tindak lanjut Anda sebelum pameran dimulai
Pengiriman pasca-pameran Anda bisa menjadi sesederhana ucapan terima kasih atau brosur berisikan pesan. Tulislah dan cetaklah sebelum Anda meninggalkan kantor dan pergi ke pameran, sehingga Anda bisa segera mengirimkan semua surat tersebut begitu Anda kembali ke kantor.
Nilailah semua tanggapan yang diterima pada saat pameran
Buat peringkat menurut kepentingan dan ketertarikan, dan dasarkan usaha pasca pameran Anda pada prioritas-prioritas ini. Hubungi bakal calon terbaik Anda dalam satu minggu setelah pameran berakhir — lebih lama Anda menunggu, mereka akan menjadi lebih basi. Kirimkan kepada semua orang lain beberapa macam surat tindak lanjut.
Tepati janji Anda
Pastikan Anda menepati setiap janji yang telah Anda buat di dalam stan Anda. Sediakan brosur dan lembar produk secukupnya sebelum pameran sehingga Anda dapat segera mengirimkan informasi yang diminta.
Sumber artikel ini di ambil dari :
http://indonesia.smetoolkit.org/indonesia/id/content/id/50/Perencanaan-Pameran-Dagang-Secara-Efektif
Back to Pameran Dagang Efektif
